Email Adressen und der ultimative Tipp gegen Spam

Heutzutage besitzt fast jeder mindestens eine oder mehrere Email Adressen. Sie ist nicht mehr wegzudenken, Du benötigst sie für die unterschiedlichsten Aktionen im Netz.

Sei es für berufliche Zwecke für die Firma, eine private Email Adresse für Freunde und Familie oder einfach nur um online einkaufen zu können.

Vieles ist online nicht ohne Email Adresse möglich. Doch wie ist sie eigentlich aufgebaut und welche Besonderheiten gibt es sonst noch?

Freemail Anbieter

Es gibt viele unterschiedliche Freemail Anbieter auf dem Markt. Den größten Marktanteil in Deutschland haben: Web.de, Gmx.net, Gmail.com, Outlook.com und T-Online.

Alle der genannten Freemail Anbieter bieten kostenlos Signaturen, Rechtschreibprüfung, Kalender, Adressbücher sowie Abwesenheitsnotizen an.

Aufbau von Email Adressen

Eine Email Adresse besteht in der Regel aus zwei Teilen. Dem lokalen Teil (Benutzername / Kennung) und dem globalen Teil (Domänennamen). Die beiden Teile werden durch das @-Zeichen voneinander getrennt.

Der lokale Teil (engl. Local-part) steht immer vor dem @-Zeichen und der globale Teil (engl. Domain-part) danach.

benutzername@domänenname

Der lokale Teil darf eine Länge von 64 Zeichen nicht überschreiten. Zudem sind nur Buchstaben, Zahlen und bestimmte Zeichen zulässig.

Zulässige Zeichen für einen Email Benutzernamen:
a-z, 0-9, .!#$%&‘*+-/=?^_`{}|~

Umlaute sowie „ß“ oder ein Punkt am Anfang oder Ende sind nicht zulässig.

Manche Anbieter hingegen, wie beispielweise Gmail.com erlauben jedoch nur Buchstaben, Zahlen und Punkte und keine weiteren Sonderzeichen.

Verwendung von Großbuchstaben

Die Verwendung von Großbuchstaben ist grundsätzlich möglich, jedoch ist davon abzuraten. Nicht alle Email Provider können damit umgehen. Die Großschreibung wird eventuell ignoriert, in den meisten Fällen aber automatisch in Kleinschreibung umgewandelt. Der Standard ist, dass Email Benutzernamen klein geschrieben werden sollten.

Max.Muster@beispiel.de -> wird bei den meisten Email Providern umgewandelt in -> max.muster@beispiel.de

Wahl des Benutzernamens

Welchen Benutzernamen Du folglich auswählst, ist daher Dir selbst überlassen. Sofern er nicht bereits vergeben ist oder nicht erlaubte Zeichen enthält.

Eine Email Adresse hat eine weltweite Einmaligkeit, aus diesem Grund existiert jede Email Adresse nur einmal. Sonst könnte es zu Verwechslungen führen und Emails an Dich eventuell bei jemand anderem ankommen.

Standard Email Adressen

Du solltest die Nutzung der Email Adresse nicht außer Acht lassen. Wird die Email Adresse beispielsweise für berufliche Zwecke genutzt, ist es empfehlenswert und gängig seinen Namen oder Teile seines Namens zu verwenden. Um professioneller und seriöser zu wirken sind Spitznamen oder Abkürzungen zu vermeiden.

Hier ein paar Beispiele dazu:

vorname.nachname@unternehmen.de
v.nachname@unternehmen.de
vn@unternehmen.de
nachname@unternehmen.de

Es ist dabei darauf zu achten, den gewählten Namen so lang wie nötig und trotzdem so kurz wie möglich zu halten. So vermeidest Du Tippfehler und es ist simpler für geschäftliche Kontakte.

Wird die Email Adresse nur für private Zwecke genutzt? Dann möchtest Du eventuell Deine Daten sogar noch mehr schützen. Du kannst also einen Fantasienamen oder aber eine Kombination von Worten und Buchstaben nutzen. Hier ist Deiner Kreativität kaum eine Grenze gesetzt. Zum Beispiel:

lustigerklaus234@gmx.de

Domain-Part

Der Domain-Part besteht aus mindestens 3 Teilen: Erstens dem Hostnamen (bzw. Server- oder Firmennamen), zweitens einem Punkt und drittens einer Top Level Domain (tld) wie de, com, org usw.

Es ist möglich, dass der Domainname weiterhin auch eine Subdomain beinhaltet. Sie steht vor dem Hostnamen und mit einem Punkt von diesem getrennt.

name@subdomain.hostdomain.tld
maxmuster@chemie.fantasieuni.de

Der Vorteil von Subdomains ist, dass Du verschiedene Bereiche voneinander trennen kannst und gleichzeitig zeigst, dass alle Bereiche außerdem zusammengehören.

Für Privatpersonen sind Subdomains möglicherweise nicht relevant. Universitäten nutzen sie häufig für Verteiler. Dies dient auch für die Wiedererkennbarkeit von beispielsweise Mitarbeitern von Fakultäten. So siehst Du auf einen Blick von welcher Fakultät die Email gesendet wird. Auch Unternehmen nutzen diese gelegentlich, hier meist im internationalen Bereich und nutzen Länderabkürzungen als Subdomain.

Beachte bei der Wahl Deiner Email-Adresse auch die allgemein gültige Netiquette im Internet. Verwende also keine Namen, die anstößig, sittenwidrig oder beleidigend sind.

Eigenen Domainnamen erstellen

Alternativ kannst Du auch eine Email Adresse mit Deiner eigenen Domain erstellen. Du greifst insofern also nicht auf einen der Freemail Dienste zurück.

Wenn Du bereits eine eigene Domain besitzt, kannst Du zudem bei Deinem Hosting Provider meistens beliebig viele Email Adressen zu dieser Domain einrichten. Dies hat nicht nur für Privatpersonen, sondern überdies auch für Firmen einige Vorteile.

Vorteil 1

Es steigert die Glaubwürdigkeit und die Professionalität. Hierbei kannst Du folglich personenbezogene oder aufgabenorientierte Email Adressen zu Deiner Domain erstellen.

info@deinedomain.de
shop@deinedomain.de
dein.name@deinedomain.de

Vorteil 2

Zusätzlich wird mit jeder verschickten Email auch die eigene Domain ein Stück weit vermarktet. So kann beispielsweise ein potentieller Kunde durch den Namen der Domain die Webseite einer Firma leichter finden und somit besuchen.

Vorteil 3

Bei Freemail Diensten sind viele Kombinationen aus Namen und Vornamen dahingegen bereits vergriffen. So kann es passieren, dass Du außerdem Zahlen oder Zeichen in Deinen Benutzernamen einbauen musst. Für andere Menschen ist es meist nicht leicht sich diese Zahlenkombinationen zu merken, dies kann sehr leicht zu Tippfehlern führen.

Vorteil 4

Du bekommst keinen oder weniger Spam, wie es oft bei Freemail Diensten der Fall ist. Diese werden aufgrund von ähnlich aufgebauten Emails möglicherweise von Werbung überhäuft. Für die Email Domain fallen zwar Kosten an, dahingegen wird aber das Spam Risiko minimiert.

Vorteil 5

Mit einem ähnlichen Streuverfahren wie bei Spam Emails werden hin und wieder auch unterschiedliche Schadprogramme an Emails versendet. Dies können beispielsweise Viren oder Trojaner sein. Mit dem gleichen Prinzip, wie bei der Minimierung des Risikos von Spam Emails wird auch das Sicherheitsrisiko für diese Emails gesenkt.

Sicherheit von Email Adressen

Die Sicherheit von Daten und persönlichen oder geschäftlichen Informationen ist vielen Menschen sehr wichtig. Wie sicher sind jedoch Emails?

Vergleicht man eine Email mit dem Postversand, so wäre sie eine Postkarte. Der Provider ist durchaus in der Lage die versendeten Emails zu lesen. Dadurch ist es meist leicht für Cyberkriminelle Emails abzufangen und sich einen Zugang, zu beispielsweise firmeninternen Informationen zu verschaffen.

Viele Freemail Anbieter bieten daher bereits eine Ende-zu-Ende Verschlüsselung und mehr Datensicherheit an. GMX bietet beispielsweise kostenlos einen Spam- und Virenschutz, sowie eine Verschlüsselung von Emails. Aber auch andere Anbieter wie T-Online, web.de oder freenet bieten Verschlüsselungen von Emails und Postfächern an.

Zudem gibt es auch unterschiedlichste Zusatzsoftware, die für mehr Sicherheit und Verschlüsselung von beispielsweise angehängten Dateien sorgen soll.

Für den privaten Verbraucher reicht die mitgelieferte Sicherheitssoftware der Freemail Anbieter meistens aus.

Sicherheits-Software für Unternehmen

Für Unternehmen, die mit mehr Ransomware, Spam, Phishing sowie anderen Email Bedrohungen zu kämpfen haben, empfiehlt es sich, eine zusätzliche Sicherheits-Software anzulegen.

Es gibt etliche Anbieter, die zu mehr Sicherheit verhelfen sollen. Hier kommt es ganz darauf an, was Du möchtest. Um ein Beispiel zu nennen: Total AV ist kompatibel mit Windows, Mac, Android und iOS, schützt gegen Malware, Adware und Spyware. Sie ist außerdem kostenlos erhältlich.

Andere Anbieter wären beispielsweise SpamTitan, Security Gateway for Email Servers, SolarWinds Mail Assure oder auch modusCloud. Hier lohnt es sich, Testberichte zu den verschiedenen Anbietern zu lesen und zu vergleichen.

Wie viele Email Adressen darf man haben?

Es ist definitiv sinnvoll mehr als nur eine Email Adresse zu besitzen. Viele Anbieter wie Web, GMX oder Yahoo geben diesbezüglich keine Beschränkungen.

Du solltest mindestens eine Email Adresse für berufliche Zwecke und eine für private Zwecke haben. Für die Registrierung von Sozialen Medien kannst Du eine Email Adresse mit weniger privaten Informationen nutzen. Besonders wenn Du Deinen Vor- und Nachnamen als Benutzernamen der Mail Adresse nutzt, ist es empfehlenswert dass Du Dir eine weitere Email Adresse anlegst.

Im Zusammenhang mit dem eigenen Datenschutz solltest Du Dir überlegen, wo Du Deine Email Adresse überall verwendest und angibst.

Kosten von Email Adressen

Die Kosten einer Email Adresse können stark variieren. Es gibt sehr viele kostenlose Anbieter, jedoch sind diese meist mit Werbung und weniger Sicherheit verbunden.

Die Kosten der unterschiedlichen Anbieter sind abhängig von der angebotenen Leistung und Du zahlst sie meist monatlich. Auch für das Anmieten eines Webspace inklusive Domain für Emails fallen meist monatliche Kosten an. Diese sind stark von den angebotenen Leistungen abhängig. Zu diesen Leistungen zählen beispielsweise die Anzahl der Postfächer, Speicherplatz pro Postfach, Virenschutz und auch die Sicherheit der Daten.

Kosten für eine eigene Email Domain: Im Schnitt fallen hier ein bis drei Euro monatlich an.

Für eine eigene Email Domain sind zum Beispiel Goneo, 1&1 Ionos, Domain Factor, Host Europe oder Strato. Dabei liegen die Kosten bei den genannten Anbietern etwa zwischen 50 Cent und 2€. Wobei bei einigen eine einmalige Gebühr von etwa 5€ anfallen können.

Email Programme

Um Deine Emails zu empfangen, lesen, schreiben und zu versenden gibt es unterschiedliche Optionen.

Du kannst die Webversion des jeweiligen Anbieters nutzen. Manche Anbieter bieten auch eine mobile App an oder Du verwendest ein Email Programm, einen sogenannten Email Client.

Email Programme für Windows und iOS

Die gängigsten Email Programme sind Mozilla Thunderbird, Microsoft Outlook und Apple Mail (vorinstalliert).

Mozilla Thunderbird

Thunderbird ist kompatibel mit Windows und macOS, jedoch gibt es keine mobile Version. Es hat einen übersichtlichen Aufbau mit sehr praktischen Funktionen um Nachrichten Kategorisieren und Verwalten.

Durch Add-ons ist Thunderbird erweiterbar, jedoch musst Du diese separat aktualisieren. Es kann außerdem etwas Zeit in Anspruch nehmen alle Funktionen und Möglichkeiten kennenzulernen, dadurch kann es schnell unübersichtlich werden. Thunderbird ist außerdem kostenlos.

Microsoft Outlook

Die Kosten für Outlook können von Privatpersonen und Unternehmen abweichen, zusätzlich gibt es auch studentenpreise. Die Lizenz für einen PC ohne Rabatt liegt hier bei einmalig etwa 135€. Es hat eine sehr übersichtliche Nutzeroberfläche mit vielen Funktionen außerdem auch eine sehr gute Anbindung an Office und OneDrive.

Jedoch besitzt Outlook keine Verschlüsselung auf den Servern und die Spam Filter sind sehr empfindlich.

Apple Mail

Apple Mail ist lediglich mit Apple Geräten kompatibel und kostenfrei. Es hat ein sauberes Design und ist einfach zu Nutzen. Gute Mac und iOs Integration. ist selbstverständlich. Es gibt die Funktion des VIP Postfaches. So werden nur Emails von VIP Kontakten angezeigt und die anderen Emails werden ausgeblendet.

Bei großen Anhängen wird keine separate App notwendig, da es eine eingebaute Mail-Drop Funktion gibt. In der Vergangenheit gab es jedoch oft Probleme mit Microsoft Accounts und es fehlt ein leistungsstarkes Organisationstool.

Email Funktionen

Beim Verfassen von Emails hast Du unterschiedliche Funktionen, die Du nutzen kannst. Durch diese Funktionen kannst Du Deiner Email beispielsweise mehr Struktur verleihen oder Du kannst Kopien an andere versenden.

Email CC und BCC

Die Abkürzungen CC und BCC sind dann relevant, wenn Du eine Email an mehr als nur eine Person senden möchtest.

Dabei steht CC für „Carbon Copy“ auf deutsch Kohledurchschlag, also eine Kopie. Wenn die Kontaktperson im CC eingetragen ist, so sieht der oder die Empfänger an wen ebenfalls eine Kopie der Email gesendet wurde.

Kohledurchschlag: Auf alten Quittungen gab es unten eine Schicht Kohlepapier. Das Geschriebene wurde von oben als Kopie durchgedrückt auf das Kohlepapier.

Dies ist meist üblich, wenn die Person im CC lediglich zur Kenntnisnahme die Email erhält.

BCC steht für „Blind Carbon Copy“ also eine Blinde Kopie. Der Empfänger kann in diesem Fall nicht sehen, an wen eine Kopie der Email gesendet wurde.

Aus datenschutzrechtlichen Gründen solltest Du bei offenen Verteilern die Kontakte immer als BCC angeben. Dies dient dazu, die Daten der Empfänger zu schützen.

Email Betreff

Der Betreff einer Email ist vergleichbar zu einem Betreff in einem Brief. Dieser ist sehr entscheidend, da der Empfänger ihn abgesehen vom Absender als erstes wahrnimmt. Auf Grund des Betreffes entscheidet er über die Relevanz oder Dringlichkeit der Email.

Hier ist es empfehlenswerte kurz, knapp und verständlich das Anliegen der Email mitzuteilen.

Die maximale Länge beträgt 998 Zeichen, es ist aber nicht zu empfehlen einen langen Betreff zu verwenden.

Je nach dem wo die Email vom Empfänger abgerufen wird ist es möglich, dass der Betreff nicht vollständig angezeigt werden kann.

Email Betreff: Eine Länge von ca. 20 – 50 Zeichen gilt hier als guter Richtwert.

Aufbau von Emails

Der Aufbau einer Email kann sich je nach Anliegen unterscheiden. Generell ist es empfehlenswert mit einer höflichen Anrede zu beginnen, gefolgt von einem kurzen Einleitungssatz. Den Hauptteil kannst Du in einzelne Absätze gliedern, so wird dieser übersichtlicher. Die Email kann dann mit einem freundlichen Schlusssatz und Deinem Namen enden.

Email Anhänge & Größe

Zu dem eigentlichen Email Text ist es zudem möglich weitere Anhänge an die Email anzufügen. Hierfür musst Du lediglich die kleine Büroklammer anklicken und die gewünschte Datei oder Foto anhängen.

Die maximale Größe einer Email kann jedoch begrenzt sein. So ist es nicht möglich in unbegrenzter Anzahl Dateien anzuhängen. Für Outlook.com oder Gmail.com liegt die maximale Größe bei 20 Megabyte (MB) pro Email. Bei anderen Anbietern kann sie auf vier bis 35 MB beschränkt sein.

Email Lesebestätigung und rechtlicher Bestand

Bei Emails gibt es im Gegensatz zum normalen Briefversand die Option der Lesebestätigung. Die Lesebestätigung muss jedoch für jede Email separat vor dem Versand eingestellt werden.

Achtung: Die Lesebestätigung einer Email hat keinen rechtlichen Bestand.

Allgemein sind Emails nur bedingt rechtlich verbindlich. So können aber Verträge auch per Email abgeschlossen werden und vor Gericht auch eingeschränkt als Beweismittel verwendet werden. Kaufverträge über Grundstücke müssen jedoch schriftlich erfolgen und haben per Email keine Gültigkeit.

Email weiterleiten

Wenn Du eine Email erhältst, kannst Du diese an andere Personen weiterleiten. Dabei sieht der ursprüngliche Absender nicht, ob und an wen die Email weitergeleitet wurde. Außerdem gibt es die Funktion eine automatische Email Weiterleitung einzurichten.

Für die automatische Weiterleitung kannst Du je nach Anbieter auch „Regeln“ festlegen. So bestimmst Du unter welchen Bedingungen Emails automatisch weitergeleitet werden. Ohne Festlegen von Regeln kannst Du auch alle Nachrichten weiterleiten. Alternativ auch nur unter bestimmten Voraussetzungen, zum Beispiel einem bestimmten Absender oder Betreff.

Email zurückrufen

Die meisten Email Anbieter haben die Funktion, Emails zurückzurufen, im Postfach des Empfängers zu löschen oder zu ersetzen.

Solange der Empfänger die Nachricht noch nicht gelesen hat ist dies möglich. Jedoch wird die Rückrufoption meist nicht in den mobilen Apps der Anbieter angeboten.

Email Verteiler

Spricht man von einem Email Verteiler, so geht es darum mehrere Personen gleichzeitig anzusprechen. So ist es möglich die gleiche Email ohne viel Aufwand an mehrere oder viele Personen zu senden.

Die Email Adressen werden hierbei mit einem Komma voneinander getrennt.

Es ist auch möglich sogenannte Verteilerlisten zu erstellen. Dies ist sinnvoll, wenn Du immer wieder Emails an eine Liste von Personen senden möchte.

Dies wird oft im beruflichen Umfeld genutzt. Zum Beispiel um allgemeine Informationen an die gesamte Belegschaft oder alle Angestellten einer bestimmten Abteilung senden zu können.

Somit dient der Verteiler als Gruppen-Kommunikation.

Wann Emails senden oder beantworten?

Der richtige Tag oder die richtige Uhrzeit ist abhängig von unterschiedlichen Faktoren. Wenn die Email beispielsweise an ein Unternehmen gesendet werden soll, wird beispielsweise eine Uhrzeit zwischen acht und zehn Uhr empfohlen. Dies liegt daran, dass die Wahrscheinlichkeit der Öffnungs- und Durchklickrate zu dieser Zeit höher ist.

Handelt es sich bei der Email hingegen um einen Newsletter, kannst Du eine frühe Uhrzeit zwischen sieben und neun Uhr wählen. Viele Menschen beginnen ihren Arbeitstag mit dem Durchklicken ihrer Emails.

Allerdings wählen viele Newsletter diese Uhrzeit, daher kann es empfehlenswert sein eine spätere Zeit wie halb zehn zu wählen. Dadurch wird die Wahrscheinlichkeit des Löschens, ohne die Nachricht vorher zu lesen reduziert.

Bei Erhalt einer Email ist es empfehlenswert, innerhalb von 24 Stunden auf diese zu antworten.

Die meisten Email Clients bieten einen zeitversetzten Versand von Emails an. Du kannst die Email wie gewohnt schreiben und sie wird zu einem späteren Zeitpunkt abgeschickt.

Email Spam

Der Begriff Spam kommt aus dem englischen und stand ursprünglich für „spiced ham“, was so viel bedeutet wie gewürzter Schinken. Dieser hatte keine besonders gute Qualität und wurde in Dosen verkauft.

Die englische Komikertruppe Monty Python machte den Begriff Spam bekannt und er bekam mit der Zeit eine neue Bedeutung.

Spam Mails oder auch Junk Mails stehen für unerwünschte Email Nachrichten. Diese enthalten meist Werbung, manchmal sogar Viren oder andere schädliche Programme.

Es ist kaum zu verhindern, dass Du Spam Emails bekommst. Jedoch kannst Du selbst versuchen die Email Adresse so wenig wie möglich mit Internet Anbietern zu teilen.

Für Blog Kommentare, Foren oder Anmeldungen bei anderen Anbietern ist es sinnvoll eine weitere Email Adresse einzurichten.

Außerdem sind die Spam Filter der meisten Freemail Anbieter lernfähig, landet also eine Spam Email im Postfach, kannst Du diese als Spam markieren und im Idealfall landen alle weiteren Emails dieses Absenders sofort im Spam Ordner statt im Hauptpostfach.

Anti-Spam Gmail Geheimtipp

Es gibt die wenig bekannte Möglichkeit, bei Gmail an den Benutzernamen hinten mit einem Plus-Zeichen (+) beliebige Wörter anzuhängen. Dies ist in unbegrenzter Anzahl möglich, so kannst Du Dir immer wieder einen neuen Zusatz als Zusatz für Deine Gmail Adresse ausdenken und anhängen.

Wenn Du Deine Email Adresse nun bei einem Dienst oder Shop mit entsprechendem Zusatz angibst, ist diese sozusagen markiert. Wird Deine Email Adresse nun unerlaubt an Dritte weitergegeben und Du bekommst von dort Spam, dann kannst Du sofort erkennen wer Deine Email Adresse weitergegeben hat.

Hier mal ein Beispiel zur Verdeutlichung. So hast Du Dich bisher mit Deiner Gmail Adresse registriert, z.B bei einem Onlineshop für Mode.

max.muster@gmail.com -> Onlineshop -> Verkauft Deine Email an Spammer -> Du bekommst Spam an Deine Email Adresse -> max.muster@gmail.com

In diesem Fall kannst Du nichts machen, da Du leider nicht weißt, woher der Spam kommt.

Die clevere Lösung

Besser wäre die Verwendung eine Zusatzes in der Gmail Adresse, wir verwenden hier den Namen des Onlineshops:

max.muster+onlineshopname@gmail.com -> Onlineshop -> Verkauft Deine Email an Spammer -> Du bekommst Spam an Deine Email Adresse -> max.muster+onlineshopname@gmail.com

Aha! Hier siehst Du sofort, das Onlineshopname Deine Email Adresse weitergegeben hat.

Wirklich entscheidend ist hier, dass der Anbieter (im Beispiel der Onlineshop) den Zusatz in Deiner Email Adresse sieht und es sich damit zweimal überlegt, ob er Deine Email weitergibt. Die Wahrscheinlichkeit der Weitergabe wird demzufolge (erfahrungsgemäß) drastisch gesenkt.

Dies bedeutet also im Klartext: Weniger Spam und falls Du dennoch Spam-Nachrichten erhältst, erkennst Du sofort von wem der Drittanbieter die Email Adresse bekommen hat. Eventuell kannst Du in diesem Fall sogar rechtlich gegen den Drittanbieter vorgehen.

Gmail und Googlemail Email Adressen

Aufgrund von Markenrechten musste Gmail 2005 in Deutschland von @gmail.com auf @googlemail.com wechseln, da ein anderes Unternehmen den Namen bereits vor Google angemeldet hatte und gewerblich nutzte. Erst 2012 konnte Google mit dem Unternehmen eine außergerichtliche Einigung finden und wechselte die Domain wieder auf @gmail.com.

Nutzer mit der Domain @googlemail.com können ihre Domain seit 2012 auf @gmail.com wechseln.

Wegwerf Email Adressen

Eine Ergänzung zur eigenen Email Adresse sind sogenannte Wegwerf Email Adressen auch Tempmail oder Einweg Email genannt. Dies sind temporäre Email Adressen, die nur für einen gewissen Zeitraum ihre Gültigkeit besitzen.

Besuchst Du eine Webseite, Blog oder möchtest Du beispielsweise eine Datei herunterladen, so werden oftmals Registrierungen mit Deiner Email Adresse angefordert. Um Spam zu vermeiden und Deine persönlichen Daten zu schützen, ist es sinnvoll für diese Seiten eine Wegwerf Email Adresse zu verwenden.

Wie die Email abgerufen wird kann je nach Anbieter variieren. In den meisten Fällen kannst Du das Postfach ohne Passwort und nicht für Dritte lesbar auf der Webseite des Anbieters einsehen. Schließt du das Browserfenster ist das Postfach geschlossen und die Emails nicht wieder aufrufbar.

Ein paar sehr wenige Anbieter bieten stattdessen die Option der Weiterleitung an. Das bedeutet die Email wird an ein anders Postfach weitergeleitet, in dem Du es dann öffnen kann.

Catch-All Postfach

Eine zusätzliche Option ist das Catch-All Postfach, dass bedeutet, dass dieses Postfach alle Emails mit gleicher Domain sammelt.

Für das Postfach ist es also unwesentlich, welche Kennung vor dem @ steht, lediglich die Domain ist entscheidend.

Hinweis: Eine Catch-All-Adresse wird beim Hosting- / Email Provider meist mit einem Stern eingerichtet (*@deinedomain.de). Der Stern ist ein Platzhalter, jeder Benutzername kommt also bei der Domain an.

Catch-All Vorteil

Dies kann von Vorteil sein, wenn in der Kennung beispielsweise ein Tippfehler unterlaufen ist. Die Email landet dennoch im Postfach der Domain, auch wenn die Kennung gegebenenfalls nicht existiert. Auch kannst Du bei jeder Registrierung einen frei gewählten Namen vergeben wie z.B. netflix@deinedomain.de, amazon@deinedomain.de usw.

Wie beim Gmail Geheimtipp gegen Spam sieht Du dann auch hier, ob diese Email Adresse weitergegeben wurde.

Catch-All Nachteil

Hauptkritikpunkt an einem Catch-all Postfach ist definitiv die erhöhte Wahrscheinlichkeit an Spam Mails, die im Postfach landen werden.

Dies passiert, weil Spam oder auch Schadsoftware Emails nach dem Zufallsprinzip mit einer bekannten Domain generieren. Das heißt, die Spam Emails werden beispielsweise automatisch an info@, mail@, shop@, admin@ usw gesendet. Durch das Catch-All Postfach landen all diese Emails unerwünscht in Deinem Postfach.

Umgang mit nicht genutzten Email Adressen

Bei den meisten Freemail Anbietern ist es gängig die Email Adresse nach zwölf Monaten ohne Login zu löschen. Sie kann dann neu vergeben werden.

Gefährlich kann es hierbei werden, wenn die Email Adresse noch als Zugangsdaten für Social Media Kanäle oder Online-Shops genutzt wird. Der neue Besitzer der Email Adresse kann sich so leicht Zugang zu diesen Accounts verschaffen.

Damit Dir das nicht passiert, solltest Du dich hin und wieder bei Deiner Freemail Email Adresse einloggen.

Achtung: Bei Deiner eigenen Domain gehören eingerichtete Email Adresse Dir und verfallen daher nicht. Kündigst oder verkaufst Du aber die Domain, dann kann der neue Besitzer mit den Email Adressen z.B. Logindaten von Onlineshops oder Social Media neu anfordern.

Wenn Du bereits keinen Zugang mehr zu Deiner Email Adresse hast und das Einloggen nicht mehr möglich ist, kannst Du zunächst überprüfen, ob die Email Adresse bereits neu vergeben ist oder Du sie wiederbekommen kannst.

Ist dies nicht der Fall, so ist es nicht möglich die Email Adresse zurückzubekommen. Nun solltest Du schnellstmöglich die Email Adressen der betroffenen Accounts wechseln, bevor sich andere Zugang zu diesen Accounts verschaffen können.

Email Adressen löschen

Es kann unterschiedliche Gründe geben warum man seine Email Adresse löschen möchte. Doch bevor Du dies tust gibt es ein paar wesentliche Dinge, die Du beachten solltest.

Die Email Adresse sollte nicht mehr bei anderen Konten (beispielsweise Gaming oder Social-Media Plattformen) hinterlegt sein. Wie bereits beim Thema nicht Benutzung von Email Adressen erwähnt, kann sich sonst der neue Besitzer dieser Email Adresse einen Zugang zu diesen Konten verschaffen und es kann zum Identitätsdiebstahl kommen.

Sobald die Email Adresse neu vergeben wurde, hast Du keine Möglichkeit mehr diese zurückzubekommen.

Emails, die an Dich als den vorherigen Besitzer der jeweiligen Email gerichtet waren, gehen nun an den neuen Besitzer.

Mindestalter und Email für Kinder

Für die Erstellung einer Email Adresse musst Du mindestens sechzehn Jahre alt sein. Für Kinder gibt es Kinder Email Anbieter wie Kidsmail24.de oder mail4kidz.de

Neben dem Geburtsdatum musst Du ebenfalls den vollständigen Namen und zumeist auch die Postadresse angeben. Mittlerweile wird von einigen Freemail Anbietern zusätzlich die Telefonnummer angefordert.

Dies dient zur Identitätsprüfung. Vergisst Du Dein Passwort kannst Du dich entweder direkt an den Kundensupport wenden, dieser fragt dann zur Identitätsprüfung nicht nur nach dem Namen und dem Geburtsdatum, sondern auch nach der Postanschrift. So soll vermieden werden, dass unbefugte Personen ein Passwort zurücksetzen können oder sich einen Zugang zu Deinem Account verschaffen.

Alternativ ist es möglich Deine Handynummer anzugeben, so kannst Du das Passwort noch schneller zurücksetzen. Gmail.com schickt dann beispielsweise einen fünf bis sechsstelligen Code an die zuvor angegebene Handynummer, den Du dann auf der Webseite angibst, um das Passwort dann zurücksetzen zu können.

Gibst Du diese Daten nicht an, kann es eventuell zu Schwierigkeiten kommen, wenn Du Dein Passwort vergisst.

Email Adressen 1×1 Infografik

Wir haben die wichtigsten Punkte für Dich noch einmal als Email Adressen Infografik zusammengefasst. Viel Erfolg und einen sicheren Umgang mit Email wünschen wir Dir!

Infografik zum Download: Email Adressen 1×1 (PDF, 98 KB)